Você combina R$ 3.000 de salário com um candidato. Mas o quanto sai do caixa da empresa por mês para manter esse funcionário? A resposta que a maioria das pequenas empresas descobre tarde — muitas vezes na primeira rescisão ou no primeiro balanço — é: bem mais do que R$ 3.000.
Entender esse número antes de contratar não é burocracia — é a diferença entre uma contratação planejada e uma contratação que corrói a margem sem que ninguém perceba por que.
Quando um funcionário assina a carteira, a empresa assume obrigações além do salário: encargos pagos diretamente ao governo, provisões mensais para direitos que serão pagos futuramente, e benefícios que na prática são obrigatórios pelo mercado mesmo quando não são exigidos por lei.
Esses custos se dividem em duas categorias:
Depositado mensalmente na conta vinculada do funcionário na Caixa Econômica Federal. Não é descontado do salário — é custo exclusivo da empresa. O funcionário só acessa esse dinheiro em situações específicas (demissão sem justa causa, compra de imóvel, aposentadoria, doenças graves).
Para empresas no Lucro Presumido ou Real, a contribuição patronal ao INSS é de 20% sobre o salário bruto. A isso se somam o RAT (Risco Ambiental do Trabalho, de 1% a 3% conforme o setor) e o Sistema S (contribuições ao SESI, SENAI, SEBRAE, etc. — em torno de 5,8%). Total: aproximadamente 27-29% além do salário. Para empresas no Simples Nacional, não há INSS patronal separado — ele já está embutido no DAS.
Todo funcionário tem direito a 30 dias de férias por ano, com adicional de 1/3. A provisão mensal equivale a aproximadamente 11,11% do salário — reservada todo mês, paga quando o período aquisitivo vence.
Um salário extra por ano, pago em duas parcelas (novembro e dezembro). A provisão mensal é de 8,33% do salário. Sobre o 13º também incidem FGTS (8%) e INSS patronal — o que aumenta um pouco o custo real dessa provisão.
Em caso de demissão sem justa causa, a empresa paga multa de 40% sobre o saldo do FGTS acumulado. É comum provisionar cerca de 4% do salário mensalmente para esse custo eventual.
Com todos esses elementos, o custo real de um funcionário para a empresa fica entre 60% e 80% acima do salário bruto — dependendo do regime tributário da empresa e dos benefícios oferecidos.
| Salário bruto | Custo estimado (Simples Nacional) | Custo estimado (Lucro Presumido/Real) |
|---|---|---|
| R$ 2.000 | ~R$ 2.980 | ~R$ 3.400 |
| R$ 3.000 | ~R$ 4.470 | ~R$ 5.100 |
| R$ 5.000 | ~R$ 7.450 | ~R$ 8.500 |
Esses valores não incluem benefícios como vale-refeição, plano de saúde e vale-transporte — que na prática são esperados pelo mercado e aumentam ainda mais o custo total.
Muitos empresários calculam o custo do funcionário somando apenas salário + FGTS + INSS patronal, esquecendo as provisões de férias e 13º. O resultado aparente parece menor — mas o impacto no caixa chega quando o funcionário tira férias ou em dezembro, quando o 13º vence. Provisionar desde o primeiro mês evita esse susto.
A principal diferença é o INSS patronal (20%), que não existe separadamente no Simples — já está incluído no DAS. Isso pode representar uma economia de R$ 600 a R$ 1.000/mês por funcionário com salário entre R$ 3.000 e R$ 5.000, dependendo do Anexo do Simples em que a empresa está enquadrada.
Depende da convenção coletiva da categoria — em muitos setores, sim. Mesmo onde não são obrigatórios por lei, a ausência deles dificulta a contratação de bons profissionais. Vale considerar esse custo no planejamento desde o início.
O custo direto para a empresa é menor — você paga apenas o valor acordado na nota fiscal, sem encargos patronais, FGTS, férias ou 13º. Mas existe um risco importante: se a relação tiver características de vínculo empregatício (exclusividade, subordinação, pessoalidade, habitualidade), a Justiça do Trabalho pode reconhecer o vínculo retroativamente — com todos os encargos, multas e correção. Esse é o risco da chamada pejotização.
Para comparar o custo real de cada formato — CLT, PJ, MEI prestador e autônomo — com os números do seu caso, o simulador calcula tudo isso de forma estruturada.
Comparar CLT vs PJ no meu caso →Este artigo tem finalidade informativa e não substitui análise contábil individualizada. Os valores são estimativas baseadas em alíquotas vigentes em 2026 e podem variar conforme o setor, regime tributário e convenção coletiva. Leia o aviso completo.